绝对有用的一些办公技

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1 ,Q:在 MS-Word97/2000/XP 中加上标和下标? 
A:按快捷键 'Ctrl'+'Shift'+'+' 可以切换到上标插入状态,再按该组合键撤消上标插入状态; 
按快捷键 'Ctrl'+'+' 可以切换到下标插入状态,再按该组合键撤消下标插入状态。
2,Q:怎样在 MS-word 中打印超大字、超小字? 
A:按快捷键 'Ctrl'+'Shift'+'>' 可以将所选择的文字的字号不断变大，按快捷键 'Ctrl'+'Shift'+'<' 可以将所选择的文字的字号不断变小。然后打印。字的大小取决于纸张的大小。

3,Q:怎样在 Windows 中输入汉字的省略号“……”? 
A:有人把省略号输成“......”甚至“。。。。。。”。其实你只要切换到任一种汉字输入法，再切换到标点符号输入状态(Ctrl+.)，按组合健 Shift+6 (6 为字母键上方的数字键)就可正确输入省略号“……”了。

30,Q:Word2000 中给文档加水印：
A:(1)加文字水印：用菜单命令“格式背景水印”；
(2)加图片水印：插入图片后，在图片插入处单击，调出“图片工具栏”(或用菜单“视图工具栏图片”调出)，然后单击第二个“图象控制”图标，选“水印”。
4,Q:在 Word2000 中使用稿纸功能:
A:Word2000 也有稿纸输出功能，只是它在默认安装中没有选中这项功能。新建一个 Word 文档，在新建对话框中选中“其它文档”标签页，点选“稿纸向导”，按“确定”按钮，然后跟着向导一步一步走，就会让 Word2000 具 有稿纸功能。
5,Q:取消 Word 的项目编号
A:在 Word 的行头输入“1、……”，它会自动在下一行加上“2、……”的项目编号。为了取消这种自动项目编号，可以按退格键取消“2、”。但“1、……”的项目编号仍然存在，也就是说“1、”仍然不可选。为了彻底取消 Word 的自动项目编号，可在出现“2、”时按“Ctrl+Z”即可。
6,Q:巧妙保存 Word 文档中嵌入的大量的图片
A:如果你要把 Word 文档中嵌入的一幅图片保存下来，一个办法就是右键单击它，选择“复制”，然后打开“画笔”“Photoshop”等绘图软件粘贴进来进行处理，然后保存成图形文件。但是，如果 Word 文档中的图片非常多，几十、上百幅，那么上述办法的效率就非常低了。这时可以使用以下方法：打开包含多幅图片的 Word 文档，保存为“Web 页”方式的文件，然后切换到该文件路径下，就会看到所有的图片都保存在这里了。
7,Q:怎样输入“○”(如“二○○○年”)? 
A:许多人输入年月日时，将“二○○○年”输成“二000年”“二零零零年”“二ooo年”。其实可以这样输入： 
对于智能ABC输入法和全拼输入法：调出输入法的状态条，鼠标右键单击小键盘图标，选“特殊符号”，会弹出小键盘，在“T”键位会有符号“○”，单击输入。 
对于微软拼音输入法：调出输入法的状态条，鼠标右键单击小键盘图标，选“选软键盘”-“特殊符号”，会弹出小键盘，在“T”键位会有符号“○”，单击输入。 
其实最方便的是：在智能ABC输入法下输入 i0 (小写字母 i 和数字 0)即可。
8,Q:在 Word 中实现文字与表格的转换?
A:(1)将表格转换为文字：选中表格，执行菜单项“将表格转换成文字”命令，然后选择“文字分割符”，确定即可。
(2)将文字转换为表格：对格式要求较高，稍复杂一些。要保证转换为表格的各列内容间有且只有一个分割符，分割符可以是段落、逗号、制表符、空格或其他自选的半角英文符号，每行文本左边紧靠左边界(文字前不能有空格等)以回车键结束。然后选择文本，执行菜单项“将文字转换成表格”命令，选择对应的分割符，再输入生成的表格的列数，确定。 
9,Q:怎样快速统计文档中文字的行数、字数?
A:用 Word 打开该文档，选“文件属性统计信息”即可。其中“字数”为汉字字数，一个标点符号、2 个英文字符都按一个字数计算。 
10,Q:Word2000 中给文档加水印：
A:(1)加文字水印：用菜单命令“格式背景水印”；
(2)加图片水印：插入图片后，在图片插入处单击，调出“图片工具栏”(或用菜单“视图工具栏图片”调出)，然后单击第二个“图象控制”图标，选“水印”。 
11,Q:在 Word2000 中使用稿纸功能:
A:Word2000 也有稿纸输出功能，只是它在默认安装中没有选中这项功能。新建一个 Word 文档，在新建对话框中选中“其它文档”标签页，点选“稿纸向导”，按“确定”按钮，然后跟着向导一步一步走，就会让 Word2000 具 有稿纸功能。 
12,Q:让 Word 表格中某列的小数按小数点上下对齐
A:将表格的某列选择为一个块，在该列的上方对应的标尺栏上双击鼠标，会弹出“制表位”对话框，点选“对齐方式”中的“小数点对齐”，确定。然后，拖动标尺栏上的“制表位标志”符“┻”就可以左右移动按小数点对齐的数字了。 
 

13. 平均Word文档的分栏 
我们在对Word文档进行分栏的过程，往往会遇到最后一页的栏是不等长的，其实，你只要将定位插入点到文档末尾，然后选择“插入|分隔符”命令，在弹出的对话框中选择“连续”单选按钮，然后“确定”，这时候最后一页的栏也变成等长的了。 
专家点评: 
本方法将在分栏内容的最后插入一个连续型分节符。我通常的作法是，先在内容后面插入一个空行，但分栏时不选中此空行。与上述方法是异曲同工。如果仅对文档中间的一部分分栏，则直接分栏即可，不必这么麻烦。 

14.在Excel中输入人名时使用“分散对齐” 

在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的：我们以一列为例，将名单输好后，选中该列，点击“格式—单元格—对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。 
专家点评: 
本技巧给出了一个很好的例子，同时还带出了一个原则：永远不应使用空格或空行来调整对象的位置，因为它很难控制，且适应性差，可能导致意想不到的结果。在本例中，如果名字中间有空格，查找时若忘了这个空格则会很麻烦 

15使用PowerPoint制作相册 

启动PowerPoint新建一个幻灯文件，执行插入菜单内图片子项下的新建相册命令打开相册对话框，在该对话框中选择要放入本相册的图片，并在完成图片调整及相册版式的设置后单击创建按钮关闭对话框回到幻灯编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、声音等设置，最后保存文档，您就可以和您的朋友一起慢慢欣赏自己制造的精美相册了。 

专家点评: 
相册是PowerPoint 2002的新增功能，尽管不通过此功能也可以制作相册。但该功能可以更快捷、更自动化地完成工作。 

16.让FLASH影片在POWERPOINT中酷闪 

右击工具栏，在弹出菜单中单击“控件工具箱”，再单击右下角的“其他控件”，在弹出菜单中选择“Shockwave Flash Object”，然后用鼠标(此时成十字形)在页面上拉出一长方形(该长方形大小即FLASH影片大小，可调整)，在选中该长方形的情况下单击控件工具箱左上角的属性按钮，在弹出的属性对话框中找到Movie一项，在其后的空格中输入FLASH影片的路径和完整文件名(也可为URL路径),单击放映后即可在POWERPOINT中放映FLASH影片。 

专家点评: 
看着题目就够酷的了，您要真照着做一个幻灯片出来那就更酷了。不只是PowerPoint可以酷闪，Word和Excel同样可以酷一把，方法吗…酷似！ 

17.Excel中的语音功能
Excel 2002新增了一项“文本到语音”功能，利用这项功能我们可以让Excel工作表开口说话，并可以在输入数据时实现语音校对，大大方便了我们的输入校对工作。单击“工具”菜单下的“语音”，然后选择“文本到语音”命令，打开“文本到语音”之后，会出现“文本到语音”的任务面板，共有五个控制按钮，从左到右依次是“朗读单元格”、“停止朗读”、“按行”、“按列”和“安回车键开始朗读”。如果你输入了大量的数据信息后发现某一个数据可能输错了，如果是以前你可能要拿着原稿，对着屏幕一一检查，现在好了，你可以选定要检查的数据范围，然后点击“文本到语音”任务面板的“朗读”按钮，然后看着你的原稿，听着Excel的朗读就行了。既然我们的输入有时难免出错，为什么不在输入时仔细校对呢？选择“文本到语音”任务面板的“按下回车键开始朗读”按钮，然后开始输入，你在按回车键结束对一个单元格的输入时，Excel会接着读出的你刚才所输入的内容，这下可好了，我们眼睛着着原稿，双手不停地输入，耳朵听着刚才输入的内容，从而充分调动眼、手、耳等器官功能，实现高速输入。 

专家点评: 
我们常说：“差之毫厘，谬以千里”；可是如果是在Excel中，不查毫厘，也可能谬以千里。为什么会这样？原来只差了个“0”。 
言归正传，Excel中数据的正确性无疑是非常重要的，这项“文本到语音”的功能，可不是为了做秀。 

绝对有用的一些办公技 结束。